1. Man må ikke forberede sig. Det mindste man kan gøre er at undlade at læse på det materiale, der måtte være sendt ud i forvejen. Beslutningsgrundlaget skal være så diffust som muligt, således at diskussionerne kan trække ud. Intet er så ødelæggende for et godt skænderi som kendsgerninger.
2. Kom for sent. Hvis du ikke har direkte anledning til at komme for sent, bør du sørge for at indlede fx en telefonsamtale umiddelbart før mødet begynder, således at du kan komme halsende ti minutter for sent med den undskyldning, at du lige havde kontorchef dittendatten i røret. Det er ikke alene en acceptabel undskyldning, men giver også indtryk af, at du er en vigtig faglig autoritet og/eller en højt værdsat personlighed.
3. Sørg for at bruge en stor del af mødet på at udskyde ting til næste møde. Undgå dog enhver konkret beslutning om tid og sted. (se 7)
4. Sørg for at planlægge dine møder således, at du altid må forlade det ene i utide for at kunne nå det næste (se dog 2).
5. Indled mødet med at opildne til en samtale om et emne, der ligger alle på sinde uden at have den ringeste tilknytning til dagsordenen. Det kan være grevinde Alexandras figur, Brøndbys udebanestatistik eller prisen på brændstof. Så går der tid med det.
6. Den væsentligste nøgle til at forlænge et mødes varighed uden af den grund at opnå noget er at sætte sig på dirigentposten. Det giver rige muligheder for at afvige fra dagsordenen og springe hid og did mellem punkterne. Hvis du sidder på posten i længere tid, har du mulighed for at indføre faste, tidsrøvende punkter som 'Siden sidst' eller 'Nyt fra udsmykningsudvalget'. Giv under påskud af ytringsfrihed alle mulighed for at komme til orde under alle punkter. Takket være en nådig naturlov deltager der ved ethvert møde en hæmningsløs kværulant, som uden opfordring gentager sig selv. I nødstilfælde må du selv påtage dig rollen.
7. Kan du ikke blive dirigent, må du påtage dig pligten som referent. Undgå beslutningsreferater. Brug gerne vendinger som 'Det blev diskuteret, hvorvidt ...' eller 'Der var både fortalere og modstandere af forslaget om ...' (se flere eksempler her) men undlad så vidt muligt at nedfælde konkrete beslutninger, da det kunne føre til at de blev ført ud i livet (jf. dog 8). Referater udsendes principielt for sent og gerne til de forkerte (se 1).
8. Hvis du ikke selv har skrevet referatet bliver 'godkendelse af referat' et så meget desto vigtigere punkt ved ethvert møde Det fejlfri referat eksisterer ikke. Husk derfor altid med stor omhu at gøre referenten opmærksom på stavefejl og andre ligegyldige detaljer. Der kan sagtens gå lidt tid med diskussioner om den seneste retskrivningsreform, og med lidt held vil samtalen langsomt komme til at dreje sig om det, som alle har en meget højrøstet holdning til, nemlig folkeskolen. Det væsentlige er under alle omstændigheder at få mødedeltagerne til at glemme, hvad der faktisk står i referaterne, således at man undgår at skulle følge op på tidligere beslutninger. Det drejer sig om at begynde forfra hver gang (se 7).
9. Hvis det er umuligt at undgå, at væsentlige problemer tages op, er det af stor vigtighed, at der ikke lægges op til en direkte beslutning. Det kan man gøre ved hjælp af følgende redskaber, hver for sig eller i kombination: a) 'Jeg føler ikke, at det på det nuværende grundlag er forsvarligt at træffe en beslutning om så vigtigt et emne'. b) 'Jeg oplever, at det ville være unfair over for de øvrige medarbejdere at træffe en så væsentlig beslutning uden i videre omfang at inddrage et bredere udsnit af de involverede'. eller c) 'Beslutninger kan ikke træffes under eventuelt' (se 6).
10. Selvom den omsiggribende demokratisering og trang til at diskutere tingene igennem danner et naturligt bolværk mod rationelt begrundede forandringer, kan det aldrig ganske undgås, at et møde må gribe til at træffe beslutninger vedrørende konkrete problemer. Der var engang, da alle problemer kunne løses med penge, men det må i dag anses for et forældet koncept. Nu er der tale om kommunikationsproblemer. Hvis folk skændes, er det ikke fordi de har forskellige holdninger, men fordi de ikke kommunikerer ordentligt. Sørg for at få hyret en kommunikationskonsulent til at se på forholdene. Har man f.eks. nogensinde hørt en kommunikationskonsulent udtale, at der kommunikeres for lidt? Og hvad er løsningen på manglende kommunikation? Voila, flere møder.
(trykt første gang i Politiken 30. september 2000)
Ingen kommentarer:
Send en kommentar